التسوية البنكية في أودو: من كشف الحساب إلى المطابقة

في كثير من الشركات تُجرى التسوية البنكية مرة في السنة، عندما يطلبها المراجع الخارجي. ويقضي المحاسب أيامًا في البحث عن حوالة لا يعرف مصدرها، وشيك لا يتذكر لمن صُرف. أما التسوية البنكية في أودو (Odoo) فمصممة لتكون عملًا يوميًا قصيرًا، لا مشروعًا سنويًا مرهقًا.

في هذا المقال أشرح منطق أودو في التعامل مع البنك، ثم الخطوات العملية من إدخال كشف الحساب حتى معالجة الفروقات.

كيف يتعامل أودو مع البنك؟

لكل حساب بنكي في أودو يومية مستقلة لها حسابها في دليل الحسابات. وبحسب الإعداد، يمكن ألا تُرحَّل الدفعة إلى حساب البنك مباشرة عند تسجيلها، بل تمر بحسابات وسيطة حتى تظهر في كشف البنك. وهذا الإعداد الذي أفضّله في أغلب الشركات:

ميزة هذا المنطق أن رصيد حساب البنك في دفاترك يساوي ما في البنك فعلًا، بينما تُظهر الحسابات الوسيطة الفروقات الزمنية بوضوح. فإذا رأيت رصيدًا قديمًا كبيرًا في أحدها، فهناك حركة تحتاج متابعة.

وإن كانت لديك حسابات بعملات أجنبية، فاجعل لكل منها يومية بعملتها، حتى تُستورد كشوفها وتُطابَق بالعملة الأصلية لا بمبالغ محوّلة تقديريًا.

الخطوة الأولى: إدخال كشف الحساب

أمامك ثلاث طرق حسب بنكك ونسختك:

• استيراد ملف الكشف: أغلب البنوك تتيح تصدير الكشف بصيغة Excel أو CSV، ويدعم أودو استيراد الكشوف بعدة صيغ. احرص على تصدير الأعمدة نفسها كل مرة: التاريخ، والوصف، والمرجع، والمبلغ، ليصبح الاستيراد روتينيًا.
• المزامنة التلقائية: يوفر أودو الربط المباشر مع بعض البنوك عبر مزودي خدمة، وتوفره يختلف من بنك لآخر، فتحقق منه لبنكك قبل الاعتماد عليه.
• الإدخال اليدوي: مناسب للحسابات قليلة الحركة فقط.

وبعد كل استيراد، طابق الرصيد الافتتاحي والختامي للكشف في أودو مع كشف البنك. أي فرق هنا يعني سطرًا مفقودًا أو مكررًا، فعالجه قبل أن تبدأ المطابقة. ولا تنتظر الكشف الشهري الرسمي؛ فالكشف اليومي أو الأسبوعي من الخدمات المصرفية الإلكترونية يكفي للعمل المنتظم.

الخطوة الثانية: المطابقة

لكل سطر في الكشف يقترح أودو ما يناسبه: فاتورة مفتوحة بالمبلغ نفسه، أو دفعة مسجلة لنفس الشريك، أو مستندًا يحمل المرجع ذاته. ثم تختار أحد المسارات:

1. مطابقة مع دفعة مسجلة مسبقًا: فتنتقل من الحساب المعلق إلى البنك.
2. مطابقة مباشرة مع فاتورة أو أكثر: حين يحوّل العميل مبلغًا يغطي عدة فواتير.
3. مطابقة جزئية: حين يدفع العميل جزءًا من الفاتورة، فيبقى الباقي مفتوحًا.
4. إنشاء الطرف المقابل: لعمولات البنك أو الرسوم أو الحركات التي لا مستند لها.

ولتسهيل المطابقة من المصدر، اطلب من عملائك كتابة رقم الفاتورة في وصف التحويل، واطبع بياناتك البنكية على الفاتورة نفسها. خطوة بسيطة توفر وقتًا كبيرًا في البحث.

نماذج التسوية: اجعل المتكرر يعمل وحده

نماذج التسوية (Reconciliation Models) قواعد تحفظ قراراتك المتكررة. أمثلة من الواقع:

• كل سطر يحتوي كلمة «عمولة» أو «رسوم» يُسجَّل على حساب المصروفات البنكية.
• كل سطر يحمل رقم فاتورة يطابَق تلقائيًا مع تلك الفاتورة.
• التحويل الشهري الثابت للإيجار يطابَق مع حسابه.
• رسوم أجهزة نقاط البيع التي يخصمها البنك دوريًا تُسجَّل على حسابها مباشرة.

نصيحتي: ابدأ بالنماذج في وضع الاقتراح، وبعد أسابيع من التأكد من دقتها حوّل الموثوق منها إلى المطابقة التلقائية.

الشيكات وتحصيلات مدى وبوابات الدفع

الشيكات

الشيك المستلم يُسجَّل دفعةً عند استلامه فيبقى في المقبوضات المعلقة، ويطابَق عندما يظهر إيداعه في الكشف. وإذا ارتد الشيك تُلغى المطابقة وتعود الفاتورة مفتوحة. أما إن كانت الشيكات المؤجلة جزءًا كبيرًا من عملك، بمواعيد استحقاق وعهدة وتظهير، فقد تحتاج موديولًا مخصصًا لإدارة دورتها كاملة.

والشيك الصادر يُسجَّل دفعةً عند تسليمه للمورد، فيبقى في المدفوعات المعلقة حتى يُصرف من البنك. ورصيد هذا الحساب يخبرك بالشيكات التي لم تُقدَّم للصرف بعد، فلا تحسبها ضمن رصيدك المتاح للإنفاق.

مدى والبطاقات

مبيعات البطاقات في نقاط البيع لا تصل إلى البنك كما هي؛ بل تصل لاحقًا كتسوية مجمعة بعد خصم العمولة. والحل حساب وسيط لكل جهة تحصيل: تُرحَّل إليه المبيعات يوميًا، ثم تُطابَق التسوية الواردة مع مجموع العمليات، ويُسجَّل الفرق عمولةً.

بوابات الدفع

المنطق نفسه ينطبق على بوابات الدفع الإلكتروني. وفي موديول ربط بوابة «ماي فاتورة» الذي طورته لأودو، تُزامَن الحركات والتحويلات والاسترجاعات مع المحاسبة، فيطابَق كل تحويل يصل إلى البنك مع العمليات التي يضمها. وتجد التفاصيل في مقال ربط بوابات الدفع مع أودو.

معالجة الفروقات

• العمولات البنكية: تُسجَّل على حساب المصروفات البنكية، مع ضريبة المدخلات إن كانت خاضعة للضريبة ولديك مستندها الضريبي.
• فروق العملة: عند تسوية حسابات بعملات أجنبية يُنشئ أودو قيود فروق الصرف تلقائيًا.
• الحركات المكررة: دفعة سُجلت مرتين، مرة يدويًا ومرة من الكشف. ابحث عنها في الحسابات المعلقة.
• الإيداعات المجهولة: اتركها مؤقتًا دون مطابقة، أو في حساب واضح للمبالغ تحت التحري، وتابعها أسبوعيًا. لا تحمّلها على حساب عشوائي لمجرد إنهاء التسوية.

روتين التسوية البنكية المقترح

1. يوميًا أو كل يومين: استيراد الكشف ومطابقة ما يقترحه النظام.
2. أسبوعيًا: مراجعة السطور غير المطابقة والبنود القديمة في الحسابات المعلقة.
3. شهريًا: مطابقة رصيد حساب البنك مع الرصيد الختامي لكشف البنك قبل الإقفال الشهري، والاحتفاظ بتقرير تسوية يبيّن رصيد الدفاتر، والبنود غير المطابقة، والرصيد حسب الكشف.

ووزّع المسؤولية بوضوح: من يستورد الكشف، ومن يطابق، ومن يراجع البنود المعلقة. فصل المهام هنا ليس بيروقراطية، بل حماية للنقد.

أخطاء شائعة في التسوية البنكية

• حذف سطور من الكشف لإجبار الرصيد على المطابقة.
• مطابقة المبالغ بالإجمالي بدل ربط كل تحصيل بفواتيره، فتبقى فواتير مفتوحة رغم سدادها.
• تجاهل البنود القديمة في الحسابات المعلقة حتى تتراكم ويصعب تتبعها.
• التسجيل المزدوج: إنشاء دفعة يدوية لحركة ثم إنشاؤها مرة أخرى من الكشف.
• إدارة أكثر من حساب بنكي في يومية واحدة، فتختلط الكشوف ويستحيل مطابقة رصيد كل حساب.

الخلاصة

التسوية البنكية في أودو ليست مهمة نهاية السنة، بل عادة يومية تأخذ دقائق إذا ضُبطت جيدًا: كشوف منتظمة، ونماذج تسوية للحركات المتكررة، وحسابات وسيطة لمدى وبوابات الدفع، ومتابعة أسبوعية للبنود المعلقة. والنتيجة رصيد بنك تثق به في أي يوم.

إذا كانت لديك تسويات متراكمة أو حسابات معلقة لا تعرف مصدرها، تواصل معي لنرتبها معًا.