دورة المشتريات والاعتمادات في أودو: من طلب الشراء إلى فاتورة المورد

في كثير من الشركات تبدأ دورة المشتريات برسالة واتساب: «نحتاج عشرين كرتونًا من كذا»، ثم يتصل موظف المشتريات بمورد يعرفه، وتصل البضاعة، وتصل بعدها فاتورة تُدفع لأن «المدير وافق شفهيًا». وبعد أشهر يسأل المدير: لماذا ارتفعت تكلفة المشتريات؟ ومن وافق على هذا السعر؟ ولماذا دفعنا ثمن كمية لم نستلمها كاملة؟

ضبط هذه الدورة في أودو (Odoo) يجيب عن هذه الأسئلة قبل أن تُطرح، لأن كل خطوة تترك مستندًا يحمل اسم من قام بها وتاريخها. في هذا المقال أشرح الدورة كاملة من طلب القسم إلى سداد فاتورة المورد، وأين توضع الاعتمادات دون أن تتحول إلى عائق.

أين تتسرب الأموال في المشتريات؟

• شراء بلا طلب موثّق: لا يُعرف من طلب، ولا لماذا، ولا هل كانت الكمية موجودة في المستودع أصلًا.
• أسعار بلا مقارنة: يُشترى من المورد نفسه كل مرة دون عروض بديلة.
• اعتماد بعد الشراء: يُنشأ أمر الشراء بعد وصول البضاعة لاستكمال الأوراق فقط.
• فواتير تُدفع على المطلوب لا على المستلم: طلبت مئة ووصلك ثمانون، ودفعت ثمن مئة.
• شخص واحد يطلب ويعتمد ويستلم: غياب فصل المهام يفتح باب الأخطاء، وأحيانًا ما هو أسوأ.

مراحل دورة المشتريات في أودو

الخطوة الأولى: طلب الشراء الداخلي

يبدأ أودو القياسي الدورة من طلب عرض السعر. أما «طلب الشراء الداخلي» بمعناه المعروف في الشركات السعودية، أي طلب يرفعه قسم الإنتاج أو الصيانة ويمر على مديره قبل أن يصل للمشتريات، فيُضبط حسب نسختك وطريقة عملك، ومن الخيارات الشائعة:

• أداة اعتمادات تتيح للموظف رفع طلب شراء يُعتمد ثم يتحول إلى طلب عرض سعر.
• موديول طلبات شراء مخصص لهذا الغرض.
• صلاحيات محدودة تسمح للقسم بإنشاء طلب عرض سعر مسودة فقط، ولا تسمح له بتأكيده.

وهناك مصدر آخر للطلبات لا يحتاج تدخّل أحد: قواعد إعادة الطلب التي تنشئ طلبات عروض الأسعار تلقائيًا عندما ينخفض الرصيد المتوقع عن الحد الأدنى، وقد شرحتها في مقال قواعد إعادة الطلب في أودو. في المصانع، أنصح بأن تأتي مشتريات الخامات المتكررة من هذه القواعد، وأن يقتصر الطلب اليدوي على المستلزمات غير المتكررة وقطع الغيار الطارئة.

مستويات الاعتماد: من يعتمد ماذا؟

يدعم أودو قياسيًا اعتماد المدير لأوامر الشراء التي تتجاوز مبلغًا معينًا: ما دون الحد يؤكده موظف المشتريات مباشرة، وما فوقه ينتظر اعتماد صاحب الصلاحية. وهذا يكفي كثيرًا من الشركات الصغيرة والمتوسطة.

أما إذا احتجت مستويات متعددة، كأن يعتمد مدير القسم ثم المدير المالي ثم المدير العام حسب المبلغ أو نوع المشتريات، فهذا يحتاج إعدادًا إضافيًا أو تطويرًا بسيطًا. ونصائحي في تصميم الاعتمادات:

1. قلّل المستويات: مستويان أو ثلاثة تكفي غالبًا. كل مستوى إضافي يعني يومًا إضافيًا من الانتظار.
2. اربط الحد بالمبلغ لا بالصنف: القواعد البسيطة يفهمها الجميع ويصعب الالتفاف عليها.
3. اعتمد من الجوال: المدير المسافر يجب أن يعتمد من هاتفه، وإلا توقفت المشتريات.
4. حدد بديلًا في الإجازات: حتى لا يتعطل الطلب لأن صاحب الصلاحية غائب.
5. افصل المهام: من يطلب لا يعتمد طلبه، ومن يعتمد لا يستلم.

عروض الأسعار ومقارنة الموردين

بعد الاعتماد، يرسل موظف المشتريات طلب عرض سعر لأكثر من مورد، ويمكن في أودو ربط الطلبات البديلة ببعضها ومقارنة عروضها في شاشة واحدة، ثم تأكيد الأفضل وإلغاء البقية.

ولتسريع هذه المرحلة مستقبلًا:

• سجّل أسعار الموردين على الصنف: السعر، والحد الأدنى للكمية، ومدة التوريد، فيقترح أودو المورد والسعر تلقائيًا.
• استخدم الاتفاقيات الإطارية مع الموردين الدائمين: سعر متفق عليه لمدة محددة، وأوامر شراء تُسحب منه عند الحاجة.
• راجع رقم ضريبة المورد وتأكد من ضبط ضريبة المدخلات 15% على الأصناف الخاضعة، حتى يكون الإقرار الضريبي صحيحًا لاحقًا.

الاستلام: ما وصل فعلًا

عند تأكيد أمر الشراء ينشئ أودو إذن استلام تلقائيًا في المستودع. ويسجّل أمين المستودع الكمية التي وصلت فعلًا، لا الكمية المطلوبة:

• إذا وصل جزء من الكمية، يُنشئ أودو استلامًا متأخرًا (Backorder) للباقي، أو يُلغى الباقي إن اتُّفق على ذلك.
• إذا كانت البضاعة تحتاج فحصًا، يمر الاستلام بمنطقة فحص قبل التخزين، وهذا يعتمد على مسارات المستودع التي شرحتها في إعداد المخزون في أودو.
• إذا رُفض جزء من البضاعة، يُسجّل مرتجع للمورد مرتبط بالاستلام الأصلي.

ولا تسمح لأمين المستودع بتعديل كمية أمر الشراء نفسه، بل يسجّل ما استلمه فقط؛ فأمر الشراء مستند المشتريات، والاستلام مستند المستودع، والفصل بينهما هو ما يجعل المطابقة اللاحقة ذات معنى. ومن المفيد أيضًا أن تُرفق صورة إذن تسليم المورد بالاستلام في النظام، حتى يُرجع إليها عند أي خلاف على الكمية أو الحالة.

المطابقة الثلاثية قبل الدفع

المطابقة الثلاثية تعني ألا تُعتمد فاتورة المورد للدفع إلا إذا تطابقت ثلاثة مستندات: أمر الشراء (ما اتفقنا عليه)، وإذن الاستلام (ما وصلنا)، والفاتورة (ما يطالب به المورد).

وفي أودو تضبط على الصنف سياسة الفوترة على أساس الكميات المستلمة، فلا تُقترح في الفاتورة إلا الكمية التي استُلمت فعلًا. ويظهر على كل أمر شراء حالة الفوترة: هل ما زال هناك ما ينتظر الفاتورة، أم فُوتر بالكامل. وإذا اختلف سعر فاتورة المورد عن سعر أمر الشراء، فهذه نقطة يجب أن يتوقف عندها المحاسب ويراجعها مع المشتريات قبل اعتماد الفاتورة، لا أن يعدّل السعر بصمت.

وإن كان إدخال فواتير الموردين يستهلك وقت فريق المحاسبة، يمكن أتمتة القراءة نفسها كما شرحت في قراءة فواتير الموردين بالذكاء الاصطناعي، مع بقاء المطابقة والمراجعة البشرية كما هي.

أخطاء شائعة في دورة المشتريات

• تأكيد أمر الشراء بعد وصول البضاعة، فيتحول النظام إلى أرشيف لا إلى أداة رقابة.
• موردون مكررون بأسماء مختلفة، فتتشتت المديونية والتقارير.
• فواتير بلا أمر شراء للمشتريات المتكررة، فتضيع المطابقة.
• إهمال مدة التوريد في بيانات المورد، فتفشل قواعد إعادة الطلب وتخطيط الإنتاج.
• اعتمادات كثيرة بلا داعٍ، فيلجأ الفريق للشراء خارج النظام ثم «تسوية الأوراق» لاحقًا.

الخلاصة

دورة المشتريات الجيدة في أودو ليست أكثر الدورات تعقيدًا، بل أوضحها: طلب موثّق، واعتماد بحدود معقولة، ومقارنة عروض، واستلام بالكمية الفعلية، ومطابقة ثلاثية قبل الدفع. وعندها تعرف في أي لحظة ما طُلب، وما اعتُمد، وما وصل، وما تبقّى للموردين.

إن أردت مراجعة طريقة الشراء الحالية في شركتك وتصميم اعتماداتها بما يناسب حجمها، تواصل معي.